När jag började jobba med IT fanns det två, eller ja, kanske tre, kanaler för kommunikation:

• Telefon (mobil eller fast telefon)
• Mejl
• Fysiska mötet

Ja nu tänker du säkert ”ja men vanlig post då”, jo absolut, men det var ett så långsamt sätt att skicka sitt budskap att det knappt kan räknas som kommunikation – då är nog FAX ett bättre alternativ till ett fjärde sätt att kommunicera på 90-talet.

Det var enkelt att hålla isär.

Hur håller vi isär all kommunikation?

Idag har de flesta betydligt fler kanaler för kommunikation och snabbt ska det gå att få tag på någon.

• En skriver alltid i mejl – för hen har aldrig blivit kompis med Teams.
• En skriver alltid i Teams – för att det tar ju så lång tid att få svar på mejl ju.
• En tredje skriver först i Teams, sen i en teamsgruppchatt, sen i ett mejl – ja för det var ju ingen som svarade på Teams. (och ringer till slut för ingen ville ju svara inom två timmar).

Och det här med att börja nya mejltrådar hela tiden, eller byta kommunikationskanal mitt i en pågående diskussion. Eller… den här känner vi alla igen, personen som alltid använder ”Svara alla”.

Allt det här skapar KAOS och stress hos de flesta av oss. Att:

• alltid vara nåbar
• aldrig veta var en hel diskussion hittas
• alltid behöva ta del av allt. Jag tror inte att vi är skapta för det

Hos en tidigare arbetsgivare införde vi något som kallades just kommunikationspolicy. Den talade om vad vi kommunicerade var, hur nåbara vi faktiskt behövde vara (både på interna och externa frågor) och till sist en prioritetsordning på hur man skulle söka sina kollegor.

Genialt!

Alla visste vad som gällde.

Förslag på innehåll till kommunikationspolicyn

Vad behöver då en kommunikationspolicy innehålla?

• Hur snabbt behöver vi svara på mejl/chatt både internt och externt. – 4 timmar? 8 timmar?
• Hur tillgängliga behöver vi vara under arbetsdagen? – Räcker det med att kolla mejl och chatt 2 eller 3 gånger per dag?
• När använder vi ”Svara alla”
• Vad kommunicerar vi var – vilka chattar används för vilka ändamål, info rörande projekt kommuniceras i dess Planner o.s.v.
• Prioritetsordning på kommunikation – 1. Mejl. 2. Chatt 3. Mobil (bara vid akuta ärenden).
• När startar vi ny mejltråd – när det är nytt ämne startar vi ny mejltråd, aldrig annars.
• Vad gör vi när någon gör ”fel” – påpekar felet och gör rätt själv ”jag flyttar över det här till vår chatt rörande …”

Hur ser det ut på din arbetsplats? Har ni ordning på kommunikationen? Har ni en bra struktur på vad som kommuniceras var?